Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 24. Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der PhDSoft-Ingenieure GmbH, Hartriegelweg 12B, 38112 Braunschweig, Deutschland (nachfolgend "Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend "Kunde") über die Nutzung der cloudbasierten Terminmanagement-Software "Planbar" (SaaS-Dienst).
2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB), juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

§ 2 Bereitstellung und Leistungen von Planbar

1. Der Anbieter stellt dem Kunden die Software "Planbar" in ihrer jeweils aktuellen Version über das Internet zur Nutzung zur Verfügung. Dies umfasst Funktionen zur Terminbuchung, Kundenverwaltung und automatisierten Erinnerungen.
2. Der genaue Leistungsumfang richtet sich nach dem vom Kunden im Rahmen des Registrierungsprozesses gewählten Tarif ("Starter", "Pro", etc.).
3. Eine ständige Erreichbarkeit der Software wird nicht garantiert, der Anbieter strebt jedoch eine Verfügbarkeit von 99% im Jahresmittel an. Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, in nutzungsarmen Zeiten durchgeführt.

§ 3 Vertragsschluss und Testphase

1. Die Registrierung auf der Plattform stellt ein verbindliches Angebot des Kunden auf Abschluss eines Vertrages dar.
2. Neue Kunden erhalten eine kostenlose Testphase von 30 Tagen. Nach Ablauf der Testphase wandelt sich der Vertrag automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement um, sofern der Kunde vor Ablauf ein Zahlungsmittel hinterlegt und einen Tarif ausgewählt hat. Andernfalls kann der Zugang gesperrt werden.

§ 4 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde ist verpflichtet, die Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen.
2. Der Kunde sichert zu, die Software nicht für rechtswidrige Zwecke zu verwenden oder Daten einzustellen, die gegen geltendes Recht (insbesondere Datenschutzrecht, Urheberrecht) verstoßen.
3. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, rechtliche Hinweispflichten gegenüber seinen eigenen Endkunden (z.B. Impressum, Datenschutzerklärung der eigenen Terminbuchungsseite) zu erfüllen.

§ 5 Entgelt und Zahlungsbedingungen

1. Die vereinbarten Entgelte sind im Voraus für die jeweilige Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich) zur Zahlung fällig.
2. Die Abwicklung der Zahlungen erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde ermächtigt den Anbieter, die fälligen Beträge über das gewählte Zahlungsmittel einzuziehen.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann von beiden Parteien jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode gekündigt werden.
2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
3. Nach Vertragsbeendigung löscht der Anbieter alle Daten des Kunden gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 7 Haftungsbeschränkung

1. Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nach den gesetzlichen Bestimmungen.
2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
3. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter insoweit nicht, als der Schaden darauf beruht, dass es der Kunde unterlassen hat, Datensicherungen durchzuführen.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
2. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird der Anbieter als Auftragsverarbeiter und der Kunde als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO tätig.
3. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ist als Anlage AVV Bestandteil dieser AGB. Mit Abschluss des Registrierungs- oder Bestellprozesses und Zustimmung zu diesen AGB nimmt der Kunde zugleich die Anlage AVV verbindlich an. Ohne diesen AVV ist eine Nutzung der Software zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Endkunden, Mitarbeitenden oder sonstigen betroffenen Personen nicht zulässig.

Anlage AVV: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung: Gegenstand der Verarbeitung ist die Bereitstellung, Wartung, Sicherung und Weiterentwicklung der cloudbasierten Software zur Terminverwaltung, Online-Buchung, Kundenverwaltung, Mitarbeiterverwaltung, Kommunikation, Zahlungs- und Betriebsunterstützung. Die Verarbeitung beginnt mit Einrichtung des Kundenkontos und endet mit Beendigung des Hauptvertrages, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder dokumentierte Weisungen des Kunden keine längere Speicherung erfordern.
2. Art und Zweck der Verarbeitung: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten SaaS-Leistungen, insbesondere durch Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Anzeigen, Übermitteln, Bereitstellen, Abgleichen, Einschränken, Löschen und Sichern von Daten im Rahmen der Softwarefunktionen.
3. Arten personenbezogener Daten: Je nach Nutzung können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Buchungs- und Termindaten, Kommunikationsdaten, Mitarbeiter- und Berechtigungsdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, technische Nutzungs- und Protokolldaten sowie vom Kunden freiwillig eingepflegte Notizen oder Präferenzen verarbeitet werden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO dürfen nur verarbeitet werden, wenn der Kunde hierfür eine eigene Rechtsgrundlage sicherstellt und die Nutzung der Software hierfür geeignet ist.
4. Kategorien betroffener Personen: Betroffen sein können insbesondere Kunden und Interessenten des Kunden, Mitarbeiter, Dienstleister, Ansprechpartner, Nutzerkonten des Kunden sowie sonstige Personen, deren Daten der Kunde in die Software eingibt oder über die Software verarbeitet.
5. Weisungen des Kunden: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung besteht. Die Weisungen ergeben sich zunächst aus diesen AGB, dieser Anlage, dem gewählten Leistungsumfang und der Nutzung der Software durch den Kunden. Zusätzliche Weisungen bedürfen mindestens der Textform. Hält der Anbieter eine Weisung für datenschutzrechtswidrig, weist er den Kunden hierauf hin.
6. Vertraulichkeit: Der Anbieter stellt sicher, dass Personen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugt sind, zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
7. Technische und organisatorische Maßnahmen: Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Hierzu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, Berechtigungskonzepte, Transportverschlüsselung, Protokollierung, Datensicherung, Mandantentrennung, Verfügbarkeits- und Wiederherstellungsmaßnahmen sowie Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen.
8. Unterauftragsverarbeiter: Der Kunde erteilt dem Anbieter eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern, soweit diese zur Bereitstellung, zum Betrieb, zur Wartung, Kommunikation, Zahlungsabwicklung, Analyse, Sicherheit oder zum Support der Software erforderlich sind. Der Anbieter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die dem Schutzniveau dieser Anlage entsprechen. Der Anbieter informiert den Kunden über wesentliche Änderungen beim Einsatz von Unterauftragsverarbeitern; der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.
9. Drittlandübermittlungen: Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme.
10. Unterstützung des Kunden: Der Anbieter unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen angemessen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten sowie bei Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO.
11. Datenschutzverletzungen: Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich, wenn ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, die Daten des Kunden betrifft.
12. Löschung und Rückgabe: Nach Ende der Leistungserbringung löscht oder gibt der Anbieter personenbezogene Daten nach Wahl des Kunden zurück, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bestehende Sicherungskopien werden nach den regulären Löschzyklen gelöscht oder überschrieben.
13. Nachweise und Kontrollen: Der Anbieter stellt dem Kunden die zur Erfüllung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen in angemessenem Umfang zur Verfügung. Prüfungen oder Audits erfolgen nach vorheriger Abstimmung, während üblicher Geschäftszeiten, ohne Gefährdung des Betriebs, der Sicherheit oder der Rechte anderer Kunden und grundsätzlich durch Vorlage geeigneter Nachweise.
14. Pflichten des Kunden: Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Information betroffener Personen, die Wahrung ihrer Rechte, die Zulässigkeit der eingegebenen Daten und die Dokumentation seiner Weisungen verantwortlich.
15. Rangfolge: Bei Widersprüchen zwischen dieser Anlage und sonstigen Regelungen dieser AGB gehen die datenschutzrechtlichen Regelungen dieser Anlage vor, soweit sie die Auftragsverarbeitung betreffen.

§ 9 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Sitz des Anbieters (Braunschweig), sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.